Information overflow – Weg mit dem Info-Müll!

E-Mails, Blogartikel, Facebook, Google+, Twitter, Pinterest, Instagram, Workshops, Webinare, Seminare, Infoprodukte, Kompakt-Kurse und … STOP!

Haben Sie nicht auch das Gefühl, daß Sie kaum mehr hinterherkommen mit all den Informationen, die Sie unbedingt zu brauchen meinen – und jedes Mehr an Infos ist auch ein Mehr an Ablenkung von Ihrer eigentlichen Tätigkeit?

Das Thema Informationsüberflutung, wie man “Information overflow” wohl am besten übersetzt, ist nicht nur einfach ein generelles Thema bei Leuten, die auf irgendeine Art und Weise mit dem Thema Internethandel und/oder – marketing zu tun haben. Sondern es stellt mittlerweile ein echtes Problem dar, dass die Menschen ablenkt, nervt, behindert, blockiert, ja regelrecht krank macht. Man hat permanent das Gefühl, etwas zu verpassen, eine wichtige Information zu übersehen, nicht die richtigen Informationen zur Hand zu haben, zu wenige, zu viele, falsche, richtige, wichtige, unwichtige,  Informationen, Informationen, …

Informationen im Überfluss – Information overflow

Es gibt leider kein Patentrezept gegen diese neue Internet-Info-Krankheit und auch keine Softwarelösung, die Ihnen die Arbeit automatisch abnimmt, denn im Grunde wird Ihnen dieses Problem ja nicht von außen aufgedrängt. Es liegt in/an Ihnen selbst. In dem Moment, in dem Sie die Kontrolle über den Infofluss wieder aktiv übernehmen, selbst und bewusst entscheiden, welche Informationen für Sie wichtig sind, werden Sie auch (wieder) zum Herrn über Ihre Zeit, über Ihr Leben.

  • Hören Sie nicht weiter auf alle Anderen!
  • Lassen Sie sich nicht weiter fremdsteuern!
  • Lassen Sie sich von keinem mehr unter Druck setzen!
  • Lassen Sie sich von niemanden mehr beherrschen!
  • Nehmen Sie Ihr (Berufs-)Leben wieder in die eigene Hand!
  • Lernen Sie wieder selbst zu entscheiden!

In diesen Artikel erhalten Sie einige einfache aber wirksame Strategien, wie Sie selbst wieder die Kontrolle über E-Mail-Postfach, Facebook und auch den “inneren Schweinehund” übernehmen.

Information overflow: Kontrollieren statt reagieren!

Dieser Informationsüberfluß raubt einem nicht nur kostbare Arbeitszeit, sondern kann einen regelrecht lähmen. Er kann Aufgaben, Projekte oder, ganz banal, die tägliche Arbeit verzögern oder gar lahmlegen, weil er das Treffen von Entscheidungen blockiert. Immer mehr Menschen fällt es aufgrund der vielen Informationen, die sie nicht mehr überblicken, geschweige den verarbeiten können, immer schwerer, Entscheidungen zu treffen, weil sie sich einfach nicht mehr sicher sind, alle wichtigen Informationen bedacht zu haben. Sie kommen nicht mehr an den Punkt, wo sie sagen: “Gut, dass ist stimmig, das passt. Wir fangen an!” Oder “Die Arbeit/das Projekt/der Auftrag ist fertig!” Immer bleibt das schwammige Gefühl, irgendetwas nicht bedacht zu haben. In der nächsten E-Mail, auf der nächsten Webseite, im nächsten Info-Produkt findet man garantiert Informationen, die man unbedingt noch braucht. Schlimmer noch, man meint etwas falsch zu machen, wenn man sie nicht hat!

Das Information overflow Paradox

Der Überfluss an Informationen führt paradoxerweise dazu, dass man glaubt, man habe nie genug Informationen.

Zwei Dinge kommen hier zusammen:

  1. Eine unbegrenzte Menge an verfügbaren Informationen.
  2. Eine begrenzte Menge an verfügbarer Zeit.

Die Kombination von beidem ist Kompression. Druck, der immer häufiger von immer nehr Menschen als Überforderung wahrgenommen wird. Viele Menschen können gar nicht mehr abschalten, weil sie im Innern eine unbestimmte, aber latent vorhandene Anspannung oder sogar Angst verspüren, etwas zu verpassen.

Selbst in der Freizeit drehen sich die Gedanken um irgendwelche Informationen, die man erhalten oder verpasst zu haben meint. Vorm Schlafengehen lieber doch noch mal die E-Mails checken. Facebook läuft eh immer nebenbei. Bestimmt kennen auch Sie Menschen in Ihrer Umgebung, die egal, wo sie stehen, gehen oder fahren, ständig nervös an ihrem Handy herumfummeln und Ihr Facebook-Profil mit Informationen, die die Welt nicht interessiert, zuspammen. Oder gehören Sie vielleicht sogar selbst zu dieser Spezies?

Nervosität, Überforderung, fehlende Entspannung, körperlicher, finanzieller und damit verbunden oft auch seelischer Druck. Jeder dritte Deutsche steht unter Dauerstrom. Stress bestimmt zunehmend den Alltag. Folgen wie Schlafstörungen, daraus resultierend Schlafmangel, bis hin zum Herzinfarkt sind oft die Folgen dieses Dauerdrucks.

Wer in den letzten Wochen und Monaten die Medien aufmerksam verfolgt hat, dem fällt bei den eben aufgeführten Symptomen sofort der Begriff “Burnout” ein. Laut einer repräsentativen Studie der Techniker-Krankenkasse TK) leidet ein Drittel der Beschäftigten darunter, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen und von Informationen überflutet zu werden. Diese moderne Form der Überforderung trifft nicht zufällig vor allem Leute, die sehr selbstständig arbeiten, ihre Ressourcen und damit ihre Zeit und Kraft selbst einteilen können bzw. müssen.

Es ist schon bezeichnend, dass mittlerweile große Unternehmen wie z. B. Volkswagen von sich aus damit begonnen haben, ihren Mitarbeitern nach Feierabend keine E-Mails mehr zukommen zu lassen. Die Personalchefin von Siemens hat in einem einem Gespräch mit dem KarriereSPIEGEL zum Thema Burnout geäußert: „Die Mitarbeiter wollen auch selbst zuviel“. Niemand verlange eine Präsenz rund um die Uhr von ihnen, doch scheine es ihr oft, dass die Menschen Angst hätten, etwas zu versäumen und deshalb ständig auf ihr Telefon starrten.

Wie kommt man heraus aus dieser Info-Falle?

Es werden in jeder Sekunde wahrscheinlich mehr neue Informationen produziert als man in einer Stunde verarbeiten kann. Diesen Kampf kann man nicht gewinnen. Man wird es niemals schaffen, diese Informationsflut zu bezwingen. Man kann aber lernen diese Informationslawine zu beherrschen und sich nicht von ihr beherrschen zu lassen.

Kontrollieren, statt reagieren!

Es gibt eine fast unendliche Menge an Literatur zum Thema Informationsmanagement und damit eng verbunden, den Themen Zeit- und Projektmanagement. Jeder beschwört eine andere Methode als die Lösung, aber wenn man sie sich genau ansieht: die Listen, Kalender, Software-Programme, Motivationsseminare, Ordnungssysteme, Feng Shui, Thai Chi, Pilates, Progressives “Ich-weiß-auch-nicht-was”, usw. laufen sie alle auf dasselbe hinaus. Man muss selbst etwas tun, um Herr über seine Informationen zu werden. Und wenn man das akzeptiert hat, ist es ziemlich egal, welche der Methoden oder Helferlein man nutzt. Ohne eigenen Willen und dauerhafte Disziplin funktionieren sie alle nicht, mit schon eher.

Trotzdem lassen sich aus all den guten Tipps, Ratschlägen und Methoden einige grundlegende Dinge herausfiltern, ohne die es auf gar keinen Fall gelingen wird, Ordnung, Struktur und auch Qualität in seine Info-Sammlungen, sei es in den bunten Ablagen oder den grauen Zellen, zu bekommen.

Schafft man es, (wieder) Herr über seine Informationen zu werden, wird man (wieder) Herr über seine Zeit!

Hier einige konkrete Tipps, die Ihnen helfen können, sofort mit dem Aufräumen anzufangen, in den bunten Ablagen und in den grauen Zellen.

Merke Dir: Merken funktioniert nicht!

Das funktioniert nicht einmal bei den Einkäufen im Supermarkt. Ist man wieder zu Hause, hat am immer ein paar wichtige Dinge vergessen, aber dafür irgendeinen Kram mitgebracht. Schreiben Sie sich einen Einkaufszettel, vergessen Sie zumindest nichts mehr. Der überflüssige Kram landet aber weiterhin in Ihrem Einkaufswagen.

Ähnlich ist es mit den Informationen. Wenn Sie anfangen, eingehende Informationen aufzuschreiben, sich Notizen zu machen oder auch eine Notizen-Software wie Evernote zu nutzen, sinkt die Gefahr, dass Sie eine wichtige Information vergessen, aber es bleibt die Gefahr, dass Sie weiterhin eine Menge Infomüll ansammeln, der Ihnen auf Dauer wieder nur die Sicht auf die wirklich wichtigen Dinge versperrt.

Aufschreiben macht den Kopf frei!

Merken funktioniert nicht. Aufschreiben ist besser. Nicht nur, weil man Informationen oder auch Termine jetzt nicht mehr so leicht vergisst, sondern weil das Aufschreiben den Kopf frei macht, den Druck mindert. Hat man sich erst einmal daran gewöhnt, wichtige Termine und Informationen immer aufzuschreiben, lässt auch die Angst nach, etwas zu verpassen und weicht einem Gefühl von Sicherheit. Sie müssen sich abends keine Sorgen mehr machen, ob Sie am nächsten Tag einen wichtigen Termin vielleicht nicht mehr auf dem Schirm haben. Das kann bei Leuten, die in der Vergangenheit schon öfter wichtige Termine einfach vergessen haben, Einschlafprobleme lösen.

Haben Sie es sich aber angewöhnt, wichtige Termine in einen Terminkalender einzutragen, reicht ein Blick hinein und Sie sehen, was anliegt, wissen, dass Sie nichts vergessen haben. Sie können ganz gelassen abschalten. Haben Sie erst einmal Vertrauen gewonnen in sich und Ihre neue Fähigkeit, alle und auch wirklich alle wichtigen Termine immer sofort und auch wirklich sofort in den Kalender einzutragen, verschwenden Sie Abends keinen Gedanken mehr an irgendwelche, möglicherweise vergessenen Termine, denn das passiert Ihnen nicht mehr.

Genau so wie mit Terminen kann man es mit Informationen machen. Wenn Sie es sich angewöhnen, wichtige Informationen immer sofort aufzuschreiben bzw, sich Notizen zu machen, Links zu setzen, etc. werden Sie endlich das Gefühl los, irgendeine wichtige Information übersehen zu haben. Das ist ein wichtiger erster Schritt hin auf den Weg, wieder Herr über seine Informationen zu werden.

Information overflow: Mülltrennung und Müllvermeidung

Duplicate Infomüll

Das Aufschreiben allein löst aber nur einen Teil des Infoproblems. Sie verpassen jetzt vielleicht keine wirklich wichtige Informationen mehr, aber wie viel Prozent des täglichen Infoberges sind denn eigentlich wichtig? 5 Prozent oder, wenn’s hoch kommt 10 Prozent? Auch verbergen sich in den Infobergen oft die gleichen Informationen in doppelter, dreifacher, vielfacher Variante. Ein Infoprodukt wird Ihnen meist nicht nur mit einer E-Mail des Verkäufers angepriesen, sondern es folgen Dutzende Affiliates, Werbepartner, usw. die Ihnen das selbe Produkt, mit den gleichen Argumenten, Texten, Links, Videos, Fotos, etc. ebenfalls schmackhaft machen wollen.

Auch wichtige Nachrichten werden heute über alle möglichen Kanäle gestreut. Bringt Apple ein neues Produkt auf den Markt oder schaltet Facebook neue Funktionen frei, geht nicht nur ein Rauschen durch den digitalen Medienwald, sondern so gut wie jeder fühlt sich verpflichtet, einen darauf hinzuweisen. Sei es auch nur, um seine eigene, unwichtige Meinung kundzutun, zu zeigen, dass man dran ist an den Trends.

Hier hilft nur eine radikale, endgültige Methode: Mülltrennung oder besser noch Müllvermeidung. Seien Sie ab sofort rigoros. Misten Sie aus, schmeißen Sie weg, bestellen Sie ab. Löschen Sie konsequent E-Mails, die Ihnen schon bekannte Dinge mitteilen wollen. Nehmen Sie keine Rücksicht auf die Person des Absenders. Ihnen gehen dabei keine Informationen verloren, aber Ihr Postfach wird deutlich aufgeräumter. Machen Sie dies einmal eine Woche lang konsequent.

Sortieren Sie schon im Posteingang gnadenlos aus und Sie werden sich wundern. Es wird eine Verwandlung stattfinden. Am Anfang mag es Ihnen schwer fallen. Zwingen Sie sich dazu. Haben Sie keine Gewissensbisse. Fühlen Sie sich niemandem verpflichtet. Schon bald werden Sie das Gefühl (wieder-) haben, dass Sie selbst darüber entscheiden, welche Informationen wichtig sind.

Lernen Sie sich aktiv zu wehren gegen den Information overflow! Es wird Ihnen von Tag zu Tag, von Stunde zu Stunde, von E-Mail zu E-Mail leichter fallen zu löschen, wegzuschmeißen. Sie werden staunen, wie gut Ihnen das tun wird. Endlich sind Sie kein bloßes Opfer mehr. Sie werden (wieder) selbstbewusst. Sie werden wieder Herr über Ihre Informationen. Sie werden wieder Herr über Ihr Postfach. Sie entscheiden ab sofort, wer sie mit welchen Informationen belästigen darf.

Sind Sie erst einmal so weit, ist es ein leichter Schritt zum zweiten Schritt. Bestellen Sie alle nicht wirklich wichtigen und interessanten Newsletter ab! Schon während Sie konsequent E-Mails gleich im Posteingang löschen, werden Sie schnell merken, welche Newsletter einen wirklichen Mehrwert bieten, welche wirklich unentbehrlich sind und nur diese behalten Sie. Alle anderen kommen weg. Glauben Sie nicht, Sie würden dann irgendwelche lebensnotwendigen Informationen nicht mehr erhalten.

Informationen, die wirklich wichtig sind, finden den Weg zu Ihnen, eben weil sie wichtig sind.

Alles andere, was Sie ab sofort nicht mehr erreichen wird, ist unwichtig. Sie können getrost darauf verzichten.

Der Bedarf bestimmt die Information, nicht umgekehrt!

Wissen Sie, was eines der Hauptzwecke von Werbung ist? Einen Bedarf zu wecken, der ohne das beworbene Produkt gar nicht da wäre. Wenn Sie alle Informationen nicht mehr nach irgendeinem, möglicherweise irgendwann in der Zukunft vorhanden sein mögenden, hypothetischen Wert beurteilen, sondern nach ihrem aktuellen Bedarf, werden Sie schnell merken, dass Sie eine Unmenge an Informationen unbeachtet lassen können.

Ein gutes Beispiel sind die vielen angehenden Internet-Marketer, die Informationen und Info-Produkte aus dem Netz regelrecht aufsaugen. Alles, aber auch wirklich alles, was in irgendeiner Form mit Internet-Marketing zu tun hat, wird beachtet, analysiert und ausgewertet und fleißig kommentiert. Man braucht es ja schließlich irgendwann.

Schon möglich. Aber wozu braucht man Marketing-Wissen? Um etwas zu verkaufen. Am besten eigene Produkte oder Dienstleistungen. Doch über dem ganzen Infosaufsaugen und Info-Produkte kaufen, vergessen viele Neu-Marketer sich um das Wesentliche zu kümmern. Ihren eigentlichen Bedarf! Das eigene Produkt, welches Sie mit dem ganzen tollen Wissen an den Mann bringen können. Einen Speedlauncher zum Beispiel braucht man erst dann, wenn man etwas zum Launchen hat. Im besten Falle etwas, was nicht jeder andere auch hat. Etwas Eigenes, etwas Einzigartiges.

Grundlage allen Marketings ist ein Produkt oder eine Dienstleistung. Das Marketing-Wissen läuft einem nicht weg. Es ist jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar und der nächste Launch kommt ganz bestimmt, nur dass das dann vielleicht Ihr eigener ist.

Auch Shopbetreiber lassen sich von der Marketinginfofülle oft verwirren oder verführen. Man sollte bei der Shop-Marketing-Optimierung immer vom Shop, den Produkten und den Kunden ausgehen. Also vom Problem her denken. Analysieren Sie das Optimierungspotenzial und lassen Sie sich durch die Werbung kein Problem, keinen Bedarf einreden.

Wenn Sie mit Ihrem Shop einen Umsatz von 500 Euro machen, brauchen Sie sich keine Gedanken um Social Commerce machen, sondern sollten sich darauf konzentrieren, die klassischen Internet-Verkaufswege wie eBay, Newsletter, Preissuchmaschinen, etc, auszubauen und zu optimieren, denn diese haben, bezogen vor allem auf den zeitlichen Aufwand, deutlich mehr Umsatzsteigerungspotenzial als Fanseiten bei Facebook.

Finden, nicht gefunden werden!

Vom Problem her denken, heißt auch, aktiv zu suchen. Lassen Sie sich keine “Lösungen” ins Haus liefern, sondern gehen Sie selbst auf die Suche. Recherchieren Sie Informationen, vergleichen Sie Angebote, machen Sie sich schlau! Sie werden schnell entdecken, dass es eine Welt hinter den Newslettern gibt, voll mit Informationen und Angeboten, die oft sogar besser, professioneller und /oder einfach billiger sind, als die in den Newslettern angepriesenen.

Hinzu kommt, dass solche Newsletter von vielen gelesen werden. Sie werden dort also weder Insidertipps noch Geheimwissen finden, sondern dass, was Ihre Konkurrenz in genau diesem Augenblick auch liest oder lernt. Nur wer selbst sucht, der findet das, was andere nicht finden! Wenn Sie Glück haben, finden Sie die wirklich originelle und einzigartige Geschäftsidee, die richtig erfolgreich wird, weil sie eben nicht aus einem Newsletter kopiert ist.

Wenn Sie anfangen aktiv nach Informationen zu suchen, ist dies ein weiterer Schritt wieder Herr über die eigenen Informationen zu werden. Sie werden sich eine eigene Fachkompetenz aneignen und können selbst entscheiden, was nützlich und wichtig für Ihr Geschäft ist. Ab sofort müssen Sie sich dies nicht mehr von anderen sagen lassen. Die meisten Newsletter sind jetzt unnütz.

Information overflow: Ablenkung ist kein Naturereignis …

sondern mangelnde Disziplin!

Telefone kann man “stumm” stellen, E-Mail-Programme schließen, aus Facebook kann man sich ausloggen, das Radio ausstellen, die Tür schließen – und dann ein Weilchen die Ruhe geniessen. Okay, fünf Minuten und dann ran an die Arbeit. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt um Dinge zu erledigen, die Konzentration benötigen. Sie werden Sich wundern, was man alles schaffen kann , wenn man nicht abgelenkt wird. Auch so bauen Sie Ihren Infoberg effektiv ab, nämlich indem Sie ihn abarbeiten.

Zugegeben, die “Abschottungsmethode” funktioniert nicht immer. Wenn man E-Mails schreiben muss, braucht man zwangsläufig ein E-Mail-Programm. Und auch während der Internetrecherche kann man sich vor Ablenkungen nicht wirklich schützen. Hier hilft nur eines: Selbstdisziplin. Die E-Mail wird geschrieben und fertig. Vielleicht können Sie hier überlegen, das automatische Herunterladen von eingehenden E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm zu deaktivieren. So können Sie selbst bestimmen, wann E-Mails eingehen.

Im Internet hilft dagegen tatsächlich nur, sich selbst dazu anzuhalten, beim Thema zu bleiben. Was man zum Beispiel schnell und einfach machen kann, ist schon auf der Startseite solche Apps oder Widgets wie Wetterberichte, News oder Social-Media zu deaktivieren. Genau so schnell und einfach kann man optische oder akustische Benachrichtigungen ausschalten. Das Handy lässt sich stummschalten, der Computer auch. Die klassische Google-Sucheingabeseite ist perfekt für den Start einer zielgerichteten Recherche. Das Sie nicht vom Weg abkommen. liegt allein in Ihren Händen.

Facebook: Was verpassen Sie, wenn Sie einen Tag nicht bei Facebook eingeloggt sind? Ich verrate es Ihnen: Nichts wirklich Wichtiges. Wenn Sie es mir nicht glauben, probieren Sie es aus. Auch hier können Sie davon ausgehen: Informationen, die wirklich wichtig sind, finden den Weg zu Ihnen oder, wenn Sie den Ratschlag, selbst aktiv zu suchen, beherzigen, finden Sie den Weg zu den Informationen und zwar dann, wenn Sie diese wirklich brauchen. Facebook ist ein Marketing-Instrument, welches man aktiv nutzen kann, um selbst Informationen zu streuen, aber als Informationsquelle ist es absolut ungeeignet.

Meine beiden Tipps, aktiv Informationen bei Facebook zu verbreiten, aber Facebook selbst nicht als Informationsquelle zu nutzen, widersprechen sich nicht, wie man auf den ersten Blick vielleicht glauben mag. Es gibt Informationen auf Facebook, nur ist es absolut ineffektiv, diese zu finden. Ganz einfach, weil es neben den wenigen echten Informationen viel zu viele nebensächliche und uninteressante “Informationen” gibt. Die Zeit, die man verschwenden muss, um die wenigen brauchbaren Informationen herauszufiltern, die Zeit, die wegen der permanenten Ablenkungen, denen man sich beim besten Willen nicht entziehen kann, verloren geht, kann man besser in eine aktive Suche investieren.

Weil viele Leute genau dies nicht tun, kann man hier Informationen verbreiten. Nur ist selbst das, verglichen mit anderen Methoden, nicht wirklich effektiv, denn auch Ihre Informationen werden, genau wie alle anderen, in diesem stetig fließenden Infobrei untergehen. Das erinnert mich jetzt an das Märchen “Der süße Brei”:

“… und wer wieder in die Stadt wollte, der musste sich durchessen.”

Bezogen auf Facebook: “Wer bei Facebook Informationen finden will, der muss sich durch den einen stetigen Brei von langweiligen oder nervigen, größtenteils völlig nutzlosen Inhalten durchkauen”.

Multitasking ist Müllvervielfachung

Führen Sie einmal angefangene Aufgaben konsequent zu Ende. Auch das hilft Infomüll zu vermeiden. Jede unerledigte Aufgabe nimmt Platz weg, im Terminkalender, in den Rechercheordnern, im E-Mail-Postfach, etc. Sie müssen sich jetzt nicht nur Notizen für die Aufgabe selbst, sondern auch noch für den Stand der Dinge anlegen, zum Beispiel zusätzliche Lesezeichen setzen, weil Sie ja morgen weiterarbeiten wollen, usw.

Während Sie andere Aufgaben erledigen, werden Sie ständig darauf hingewiesen, dass da irgendwo auch noch eine weitere unerledigte Aufgaben wartet. Das erhöht den Druck zusätzlich, weil Sie den Kopf und auch Ihren Schreibtisch nicht frei kriegen. Haben Sie eine Aufgabe erledigt, schließen Sie den Vorgang bewusst damit ab, Notizen auf dem Schreibtisch einzusammeln oder zu vernichten, E-Mails mit Bezug zu dieser Aufgabe zu löschen oder die noch wichtigen in einer Datei zu sammeln und auch alle Arten von virtuellen Notizen, Links, Lesezeichen, etc. aus den aktuellen Ordnern zu verbannen. So haben Sie nur noch die jetzt anstehenden Aufgaben vor Augen und damit einen viel besseren Überblick. Der Infoberg auf dem Schreibtisch und dem Bildschirm ist und wirkt jetzt viel kleiner, die noch zu erledigenden Aufgaben viel weniger Platz ein und so nimmt auch der Druck weiter ab. Sie werden wieder Herr über Ihre aktuellen Informationen, wenn Sie alle anderen aus dem Sichtfeld verbannen.

Suchen Sie keine Ausreden, finden Sie Lösungen!

All die ganzen Informationen türmen sich nur zu unüberwindlichen Müllbergen, die Ihnen den Schlaf und die Energie rauben, weil Sie selbst es zulassen:

  • Fangen Sie an, Ihre Informationen selbst zu kontrollieren und Sie werden lernen sie zu beherrschen
  • Alle Informationen, die wirklich wichtig sind, finden von selbst den Weg zu Ihnen
  • Der Bedarf bestimmt die Information, nicht umgekehrt
  • Ablenkung ist kein Naturereignis, sondern mangelnde Disziplin

Jeder Mensch ist in der Lage, für sich selbst die besten Lösungen zu finden. Der eine bevorzugt einen Notizblock, der andere eine Online-to-Do-Liste. Sie kennen nun einige Lösungsansätze, die Sie sofort, ohne viel Geld und fremde Hilfe umsetzen können. Ab sofort werden Sie wissen, dass Sie selbst Schuld sind, wenn die Infoberge Sie erdrücken oder Ihnen den Schlaf rauben. Die einzig wirksamen Mittel dagegen sind Selbstdisziplin und Durchhaltevermögen. Belohnt wird Ihre Mühe mit dem guten Gefühl wieder selbst Herr über Ihre Informationen und damit irgendwie auch Ihr Leben, zu sein. Und das ist aller Mühe wert.

Lesen Sie auch den Gastbeitrag von Mario Hieber, österreichischer Internet-Marketer und wie er selbst es ausdrückt, ehemaliger “aktiver Zeitverschwender”. Er hat aus der Not nicht nur eine Tugend, sonder gleich ein gutes Geschäft gemacht, indem er anderen Geschäftsleuten hilft, Zeit zu sparen.

Das Zeitmanagment-System von Mario Hieber

So bewältigen Sie die steigende Informationsüberflutung ein für alle Mal und gewinnen mehr Zeit für das Wesentliche!

Ein Gast-Beitrag von Mario Hieber, http://www.hiebermedia.com

Erkennen Sie sich in einer der folgenden Situationen wieder?

  • Sie sitzen vor dem Rechner und sollten arbeiten, werden aber ständig abgelenkt und nach vielen Minuten oder gar Stunden müssen Sie sich eingestehen, dass Sie nichts geschafft und Ihre Zeit sinnlos verschwendet haben?
  • Sie haben das Gefühl, Sie werden von den vielen Informationen die tagtäglich auf Sie einprasseln, förmlich erdrückt und haben vollkommen den Überblick verloren?
  • Sie können nicht mehr unterscheiden, welche Informationen wirklich wichtig sind und welche Sie besser gleich im Mülleimer entsorgen?

Kein Wunder!
Die Informationsflut mit der unsere Gesellschaft mittlerweile täglich konfrontiert wird, kann man unmöglich komplett aufnehmen und verarbeiten. Soziale Netzwerke wie Facebook lenken unsere Aufmerksamkeit auf viele Dinge die schlicht und einfach UNWICHTIG sind und trotzdem saugen wir diese Infos gnadenlos in uns auf. Die Werbebranche versucht mit immer ausgefalleneren Tricks ihre Botschaften in unsere Köpfe zu brennen und auch die Nachrichten warten jeden Tag mit neuen schrecklichen Negativmeldungen auf uns.

Ich war sehr lange selbst aktiver Zeitverschwender. Im Laufe der letzten Jahre habe ich mir dann aber ein kleines „Zeitmanagement-System“ zurecht gelegt, mit dem ich meine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche lenken konnte. In diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen zeigen wie auch Sie mit einfachen Tricks Ihre Zeit effektiver einsetzen können.

Schritt 1:

Lassen Sie los! Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche und eliminieren Sie alles was nicht wirklich (!) wichtig ist!

Der erste Schritt in eine effektive Zeiteinteilung ist, alles Unnötige zu eliminieren. Meine Empfehlung: Erstellen Sie eine Liste mit allen Zeitfressern die Ihren Alltag kompromittieren und überlegen Sie sich, wie Sie diese effektiver einsetzen können um keine unnötige Zeit mehr zu verlieren.

Hier ein paar Beispiele:

  • Nutzen Sie das Paretoprinzip (80:20 Regel) für Ihre Zeiteinteilung und Priorisierung der Wichtigkeit von Aufgaben. Diese Regel besagt beispielsweise: 20% Aufwand bringen 80% Ergebnis → die restlichen 20% vom Ergebnis benötigen 80% vom gesamten Aufwand. Ein anderes Beispiel: 80% des Umsatzes werden von 20% der Kunden erwirtschaftet. Konzentrieren Sie sich unbedingt verstärkt auf die 20% der Arbeit/Kunden, die 80% des Ergebnisses einbringen!
  • Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab. Vermeiden Sie es Ihre E-Mails gleich am Morgen abzurufen, denn das führt zwangsläufig dazu, dass Sie den „halben“ Vormittag mit dem Beantworten von Nachrichten verbringen!
  • Nutzen Sie Webseiten wie Facebook, Youtube, etc. ebenfalls nur zu bestimmten Zeiten! Wenn Sie ständig mit belanglosen Infos von Ihren Freunden bombardiert werden, kommen Sie niemals zum Arbeiten! Die Mittagspause hat sich hierzu bei mir bewährt.
  • Schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos und deponieren Sie es außerhalb Ihres Blickfeldes, während Sie arbeiten. Beantworten Sie die verpassten Anrufe erst später. Es gibt nichts Schlimmeres als ein klingelndes Telefon in einer produktiven Phase.
  • Ich bin sogar soweit gegangen, dass ich bestimmte Websites die ich unnötigerweise häufig besuchte, komplett gesperrt habe. Sie können sich kaum vorstellen wie häufig ich unbewusst einfach auf diesen Seiten gesurft bin (das ist mir erst mit dieser radikalen Methode bewusst geworden).
  • Gibt es Tageszeiten an denen Sie effektiver sind? Ich bin überzeugtes Nachttier und arbeite, wann immer möglich, Nachts. Hier läutet kein Telefon, ich erhalte keine E-Mail, alle erdenklichen Störenfriede lassen mich in Ruhe meine Arbeit machen. Nachts schaffe ich etwa doppelt so viel wie tagsüber.

Das Ziel ist einfach: Schalten Sie möglichst alle Zeitfresser aus, damit in Ihrem Kopf mehr Platz für die wirklich wichtigen Dinge bleibt. Eines kann ich Ihnen versprechen: Sie werden alleine dadurch schon sehr viel mehr Luft zum Atmen bekommen!

Schritt 2:

Legen Sie sich ein System zurecht!

Der zweite Schritt besteht darin, das bisherige Chaos hinter sich zu lassen und stattdessen ein simples System aufzubauen. Dazu benötigen Sie nichts weiter als einen Kalender, ein Tool zum Verwalten von Aufgaben (TODO Liste – „Zu-machen-Liste“) und mehrere Ablageflächen zum Sortieren der Aufgaben.

Im Kalender verwalten Sie Deadlines, sprich Aufgaben die zu einem Zeitpunkt endgültig erledigt sein müssen. Das hilft vor allem den Überblick nicht zu verlieren und natürlich auch – je nach Dringlichkeit bis zur Deadline – um sinnvolle Prioritäten zu setzen. Sie können hierzu einen klassischen Kalender oder ein Onlinetool wie Google Calendar (http://www.google.com/calendar) verwenden.

In Ihrer TODO-Liste verwalten Sie alle Aufgaben – sortiert nach Projekten. Die klassische TODO-Liste auf Papier ist hier meist ungeeignet, weil Sie bei mehreren komplexen Projekten sehr schnell den Überblick verlieren werden. Ich persönlich verwende hierfür: RemembertheMilk (http://www.rememberthemilk.com) oder bei Projekten mit mehreren Teilnehmern ein Projektmanagement-Tool wie: Basecamp (http://basecamphq.com).

Der sinnvolle Aufbau von Ablageflächen ist sehr wichtig, denn hier trennen Sie die Spreu vom Weizen. Die wichtigste Ablagefläche ist der “Eingang” wo alle Aufgaben die neu hinzu kommen hineinkommen – egal welche! In diese Ablage kommen Rechnungen, Briefe, Ausdrucke, Informationen zu Projekten, usw.

Eine weitere Ablagefläche „Priorität“, wo alle wichtigen Erledigungen, die möglichst sofort erledigt werden müssen, abgelegt werden. Für jedes weitere Projekt legen Sie dann entweder eine eigene Ablagefläche an oder eine für alle Projekte (je nachdem an wie vielen Projekten Sie arbeiten).

Schritt 3:

Wenden Sie das System an! Immer!

Die erste Entscheidung ist eine sehr wichtige, nämlich ob es sich überhaupt lohnt eine Aufgabe zu erledigen bzw. was sonst damit passiert. Wenn die Entscheidung auf JA fällt, entscheiden Sie ob sie schnell (innerhalb von 5 Minuten) zu erledigen ist (Aufgaben sofort erfüllen) oder nicht. Je nach eigenem Bauchgefühl und gesammelten Erfahrungswerten, fällen Sie diese Entscheidungen und ordnen alle täglichen Herausforderungen nach diesem Schema ein.

Wichtig: Wenn Sie das Gefühl haben, Sie können guten Gewissens auf etwas verzichten, dann ab in den Mülleimer damit! Es wäre dumm sich von diesen unnötigen Zeitfressern aufhalten zu lassen. Der Mülleimer ist der richtige Ort dafür!

Bei “Verschieben” werden die jeweiligen Angelegenheiten den entsprechenden TODO-Listen zugeordnet. So halten Sie immer den Überblick über alle offenen Anliegen. In vielen Fällen lohnt sich auch die Überlegung zum Outsourcing bzw. Delegieren (mehr dazu in Schritt 4). Wenn alle zukünftigen Erledigungen in den TODO-Listen gesammelt sind legen Sie Deadlines fest, die Sie dann in den Kalender schreiben.

Auf diese Weise haben wir einen guten Überblick über alle Herausforderungen der kommenden Zeit, schön getrennt nach Wichtigkeit und Deadlines im Kalender.

Schritt 4:

Outsourcing / Delegieren

Früher oder später werden Sie mit Ihrem Business an einen Punkt kommen, an dem Sie nicht mehr alle Aufgaben alleine bewältigen können. Vielen Selbständigen geht das gewaltig gegen den Strich, weil man die Kontrolle ungern aus den Händen gibt und lieber alles selber macht.

Am Anfang ist das meist auch nicht anders möglich und macht auch durchaus Sinn. Es ist wichtig ein Gefühl für den Umfang von Aufgaben zu bekommen und zu lernen wie die Dinge in Ihrem Business laufen. Ich habe selbst sehr lange immer versucht alles alleine zu machen (sogar die Buchhaltung … was sich im Nachhinein als sehr unklug erwiesen hat).

Irgendwann habe ich dann erkannt, dass ich bei vielen Aufgaben einfach nicht effektiv genug bin und es mich mehr Geld kostet es selbst zu machen, als wenn ich jemanden damit beauftrage, der es dann meist nicht nur schneller, sondern auch besser machen kann.

Haben Sie keine Angst vor diesem wichtigen Schritt. Tasten Sie sich langsam heran und geben Sie erstmal nur weniger wichtige Aufgaben an Dritte weiter. Lernen Sie Ihre Kooperationspartner kennen und wenn Sie mit deren Arbeit zufrieden sind, können Sie die Geschäftsbeziehung ausbauen. Schaffen Sie eine Win-Win Situation für alle Parteien, dann können Sie nur gewinnen!

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